Глава 2. Общение и управление коммуникацией (часть 8)

2.9. Повышение результативности совещаний

Результативность совещаний может быть невысокой из-за многих факторов. Рассмотрим следующий пример.

Совещание подразделения

Мне было приятно, что меня пригласили на «совещание-знакомство», которое вскоре после назначения проводила новая начальница. Подразделение выросло, и я понял, что кроме нее на нем будет много незнакомых людей. Пришло пятеро, у меня не было возможности поговорить с каждым из них перед приездом начальницы, прибывшей через пять минут. Она поприветствовала нас и попросила представиться. Потом спросила: «Какие у вас есть проблемы?». Вот так мы и стали говорить о копировании документов. Не могу припомнить подробностей, но все, что говорилось, интересовало остальных пятерых, включая начальницу. В течение следующих 20 минут они обсуждали копирование, машины, бумагу, электронную почту и распечатки, двухстороннюю печать… Начальница говорила о важности контроля затрат. Когда совещание закончилось, я ушел с чувством сожаления о потраченном времени. И я так и не поговорил с новичками.

В данном случае, несмотря на то что совещание было достаточно неформальным, основная проблема заключалась в отсутствии структуры. Другими факторами, снижающими результативность, являются:

• неясные цели;
• недостаточная подготовка;
• плохое управление временем;
• слишком большое число участников;
• отсутствие повестки дня;
• отсутствие протокола или записей предыдущего совещания, на котором распределялись задания и уточнялся график;
• отсутствие контроля исполнения, согласованного на предыдущем совещании;
• плохое ведение совещания;
• плохие коммуникации между участниками;
• игнорирование «правил» – официальных приказов либо правил, согласованных группой.

Когда Вы председательствуете на совещании, многие из этих факторов можно устранить.Возможные роли председателя зависят от самого совещания. Традиционно председатель несет формальную ответственность за правила и процедуры

и сосредоточен на выполнении задачи. «Председатель-фасилитатор» направляет свои усилия на ведение совещания, при этом поддерживая активность группы, взявшей ответственность за выполнение работы. Принятый стиль председательствования должен соответствовать типу и стилю совещания, а также пользоваться поддержкой участников. Обычно председатель не объясняет, какой стиль он использует,

и в результате иногда узнает, что стиль не поддерживается участниками, только тогда, когда встречает отказ от сотрудничества с их стороны. В табл. 2.2 перечислены различные функции, которые могут выполняться как традиционным председателем, так и председателем-фасилитатором, хотя на практике функции могут перекрываться.

Совершенствование навыков председательства

Подготовка

Независимо от используемой системы, если Вам предстоит быть председателем совещания, Вы должны подготовиться должным образом. Ряд аспектов, на которые Вам следует обратить внимание при подготовке к совещанию, перечислены в табл. 2.3. Необходимо также решить, имеется ли важный вопрос, который Вы хотели бы вынести на обсуждение. Очень трудно эффективно председательствовать на совещании и отстаивать определенную позицию – может возникнуть конфликт ролей. В подобном случае Вы можете попросить кого-то из присутствующих выполнять роль председателя на время обсуждения определенного вопроса.

Во время совещания

Если Вы являетесь председателем, полезно получить обратную связь о том, насколько результативно Вы выполняли свои функции и что могли бы улучшить; поэтому попросите коллег понаблюдать и прокомментировать Ваши действия. Значение слова «результативный», разумеется, будет частично зависеть от культуры и стиля проводимых Вами совещаний и частично от конкретных обстоятельств.

Секретарь

Роль секретаря, как правило, более проста, чем роль председателя. На многих совещаниях его основная задача – ведение записей. Основным необходимым для этого навыком является умение понять суть обсуждения и точно ее записать.

Секретарь отвечает за практическую сторону дела: заказ помещения, распространение необходимой документации, организацию выборов и голосования. В его обязанности входит также составление и распространение протоколов совещания. Иногда секретарь менеджера подходит для роли секретаря совещания, но чаще в качестве секретаря совещания избирается любой из присутствующих.

Подготовка повестки дня

Если Вы исполняете роль секретаря, то, возможно, Вам придется участвовать в составлении повестки дня. Четкая, понятная повестка дня необходима для быстрого и эффективного решения поставленных вопросов. Некоторые пункты повестки могут присутствовать только в информационных целях. Другие могут быть обсуждены ранее и в повестку попасть исключительно для принятия по ним формального решения. Это может быть объявлено в повестке дня. Для неформальных совещаний повестка часто формируется коллективно, с разделением ответственности на всех.

Ведение протокола

Протокол или записи совещания представляют собой официальную регистрацию происходящего, поэтому они должны быть точными и беспристрастными: возможно, потребуется ссылаться на них в случае возникновения разногласий о принятом решении. Самое важное из того, что следует зафиксировать, это решения, результаты голосования и точные формулировки любых предложений или резолюций. Полезно также фиксировать итоги дискуссии и аргументацию.

Записи протокола

Помимо записей обсуждения, в протоколе следует фиксировать присутствующих и тех, кто прислал извинения за отсутствие. В большинстве организаций существуют собственные правила ведения протоколов. Секретарь также должен обеспечить потребности участников. Полезным средством является колонка «Действия» на полях протокола с указанием имен или инициалов людей, которые заявили о том, что будут выполнять работу, и даты. Это будет напоминанием ответственным и облегчит секретарю обеспечение выполнения намеченных действий. Краткий список действий можно раздать участникам сразу после окончания совещания.

Структура совещания

Работа как формальных, так и неформальных совещаний окажется более результативной,если будет структурирована. В структуре совещаний есть как очевидные, так и скрытые компоненты (табл. 2.4).

Изложенный набор идей по своей сути – практическое руководство по проведению хороших совещаний. Жизнь гораздо более сложна, чем любая теория, и трудности могут возникать даже на прекрасно спланированных совещаниях. Важно понимать, что существуют пределы того, что Вы можете достичь на совещаниях. Успешное совещание – не то, на котором никогда не делаются ошибки, а то, которое «справляется» с ошибками, то есть «достаточно хорошее» совещание.