Глава 2. Общение и управление коммуникацией (часть 7)

- · Опубликовано · Обновлено

Блок 2.3 Типы формальных совещаний

Брифинги (инструктивные совещания). Их целью является информирование людей о том, что уже запланировано и решено и что ожидается от них.

Недостаточное обсуждение может привести к неудовлетворительным результатам таких совещаний. Участникам необходимо общее понимание, ясность и представление о том, что означают решения для группы или подразделения.

Деловые совещания. На этих совещаниях происходит обмен информацией, обсуждение вопросов и принятие решений; обычно на них имеется формальная, стандартная повестка дня. Результативность таких совещаний может оказаться невысокой, если они являются единственной возможностью для коммуникаций в группе (люди хотят обсуждать вопросы детально) или если есть вопросы, обсуждение или принятие решения по которым лучше проводить где-либо еще.

Совещания по планированию и рабочие группы. Участники используют их для подробного обсуждения, неуместного на деловых совещаниях. Таким способом можно производить выработку правил. Эти совещания направлены на коммуникацию и участие в основном за счет привлечения сотрудников из разных частей организации или разных организаций.

Консультационные совещания. Примерами являются консультации высшего руководства с сотрудниками или консультации организаций с потребителями, клиентами или общественностью. Во избежание недопонимания термина «консультационный» важно, чтобы участники осознавали, насколько значительно их мнения повлияют на ход событий. Слишком часто «консультация» превращается в упражнение по пиару. Консультационные совещания также могут быть существенным инструментом планирования и при умелом руководстве способны повысить вовлечение и чувство принадлежности – при условии четкого инструктажа и искусного ведения. Важно поощрять всех, кто хочет высказаться, и создать ощущение, что их выслушали.

Производственные совещания. Регулярные производственные совещания проводятся во многих организациях с самыми разнообразными целями – от отчета о достижениях до обсуждения межличностных отношений. Для изложения и изучения сложных вопросов необходимы высокая степень доверия и время.

Итоговые совещания. Такие совещания могут быть регулярными или периодическими, но цель одинакова: подвести итоги движения в направлении организационных или личных целей в организации, ее части или проектной команде. В некоторых случаях полезно участие внешнего консультанта или координатора.