Глава 2. Общение и управление коммуникацией (часть 6)

- · Опубликовано · Обновлено

2.8. Цели и стили совещаний

Личные встречи могут быть очень полезными, особенно для разрешения неясных проблем или ситуаций, но цена сбора группы сотрудников может оказаться высокой. Поэтому Вам необходимо обеспечить максимально продуктивное проведение совещаний, которые Вы организуете или в которых участвуете.

Решение о необходимости проведения совещания обычно основано на его цели. Большинство совещаний проводятся с одной или несколькими целями из следующего списка:

  • объединение знаний и опыта участников;
  • озвучивание претензий и жалоб;
  • сбор и предоставление информации;
  • планирование и оценка текущего состояния дел;
  • выяснение последствий проходящих или планируемых изменений;
  • принятие решений или оказание помощи в принятии стратегических решений;
  • распределение ресурсов;
  • оказание влияния на политику;
  • предоставление помощи в решении проблем;
  • развитие сотрудничества и повышение приверженности работников;
  • распределение обязанностей;
  • согласование действий.

Необходимо ли очное совещание или можно достичь тех же целей другими средствами, будет зависеть от ясности и определенности ситуации.

Тем не менее формальные совещания в редких случаях организуют только для достижения одной из перечисленных выше целей. В блоке 2.3 перечислены шесть основных типов совещаний. Главные различия между типами совещаний определяются не только их целью, но и ожиданиями людей, обязанностями участников и тем, как следует их проводить, вследствие чего лучше не совмещать различные виды совещаний.

Стили совещаний

Совещания могут отличаться по двум измерениям: «формальный–неформальный» и «состязательный–согласительный». Параметр «формальный–неформальный» относится к условиям проведения (цели, функции, обязанности участников); процедуры и необходимость формальных ролей (председатель, секретарь). Параметр

«состязательный–согласительный» характеризует тип обсуждения. На состязательных совещаниях присутствует оспаривание, несогласие или противодействие, а на согласительных подчеркивается то, что согласовано, и это используется в качестве отправной точки для согласования других вопросов. Планируемый или фактически складывающийся стиль зависит от степени общности ценностей, убеждений и целей участников. «Стиль совещания» можно определить, расположив конкретный комитет или группу по этим двум взаимно пересекающимся осям, как представлено на рис. 2.5.

Совещания каждого стиля предоставляют свои возможности и ограничения для участников. На состязательно-формальных совещаниях поощряются индивидуальные достижения и требуются политические навыки. Важно готовиться к такому совещанию, не только прочитав документы и обдумав аргументы, но и изучив других участников, предположив, какова будет аргументация оппонентов. Необходимо искать компромиссы между тем, что хотите Вы, и тем, чего хотят они.

Ключевым политическим навыком является попытка выявить тех, кто поддерживает Вас и кого можете поддержать Вы, и заранее обратиться к этим людям. Если есть люди, которые могут поддержать Вас, или те, кто поддержит Ваших оппонентов, Вы можете обратиться к ним перед совещанием и объяснить, почему они должны поддержать именно Вас. Для этого явления принято использовать британский термин – лоббирование: коридоры за палатами парламента называются лобби. Еще один навык – изучение статуса других участников, самыми ценными из которых являются те, кто часто принимает участие в обсуждении, вносит инновационные и свежие предложения, охотно и эффективно выполняет все порученные задания.

Состязательно-формальные совещания в значительной мере зависят от умелого и эффективного председателя. Спокойные и менее напористые люди обычно не вполне успешно действуют на состязательно-формальных совещаниях. Настроение и атмосфера – климат общения – в некоторых случаях препятствуют четкости мысли, и участники таких совещаний редко работают группой из-за недостатка доверия.

На формальных и неформальных согласительных совещаниях значительное внимание уделяется достижениям группы, полученным за счет коллективных усилий.

Председатель имеет меньшее значение и, если он есть, играет скорее координирующую, чем дисциплинирующую или решающую роль. От рядового участника на согласительных совещаниях требуются следующие качества: хорошие навыки слушания, четкая и уверенная манера изложения, открытость и честность, уважение точек зрения других людей и проявление интереса к ним, понимание процесса принятия решений и внимание к нему. Самыми ценными обычно являются участники, обладающие сильной самодисциплиной и имеющие четкое представление о потребностях совещания в целом, а также те, кто может уточнить аргументы, творчески мыслить и разделять ответственность. Если у многих участников эти навыки и самодисциплина отсутствуют, согласительное совещание может оказаться продолжительным и недостигшим результата.