П'ять порад для командних зустрічей і продуктових нарад

Учора спілкувався з продактом, який обмовився, що щотижня він проводить дві тригодинні планерки зі своєю командою. Звичайний b2b-стартап у сфері маркетингу, серія А, команда з 20 осіб. На моє запитання, що ж вони так посилено обговорюють три години поспіль двічі щотижня, він відповів: «плануємо й аналізуємо тиждень» 🥴

Ловіть сім порад як проводити зустрічі швидко і головне, щоб від них була реальна користь і результат.

А нарада точно потрібна?

Моє ставлення до частих нарад скептичне — 80% з них це марна трата часу в незрозумілій спробі знайти рішення найпростіших питань колективним розумом. У підсумку замість швидкого самостійного рішення збираються консиліуми, де кожен учасник вставляє свої 5 копійок (вважаючи, що вставляє цінності щонайменше на мільйон доларів), і, зрештою, все стає ще заплутанішим і незрозумілішим.

Секрет по-справжньому необхідної наради простий:

якщо його порядок денний складається з ланцюжка рішень, пов'язаних одне з одним настільки, що їхня неправильна реалізація несе в короткостроковій або середньостроковій перспективі реальний ризик для продукту/бізнесу, то його потрібно проводити

У більшості інших випадків «важливе питання» можна не менш ефективно розв'язати поштою або Слаку (як колективно, так і в індивідуальному порядку).

Якщо ж наради не уникнути, то ось що допоможе зробити її більш продуктивною.

Порядок денний і цілі наради

Порядок денний = загальна тема наради (наприклад, «сьогодні обговорюємо воронку конверсії»). Цілі = кінцеві підсумки наради (наприклад, «накидати і затвердити кількість екранів/дій до конверсії»).

Порядок денний і цілі наради в пристойних командах ставлять заздалегідь (в ідеальному світі — за тиждень, у реальному — хоча б за добу), що не тільки допомагає своєчасно сповістити учасників, а й дає їм змогу в спокійній обстановці прикинути й виробити свої власні та дійсно продумані рішення, а не погоджуватися з нав'язаними іншими учасниками варіантами вже під час наради.

Хорошим тоном також вважається не просто створена в Google Calendar подія, в яку заінвайтіли учасників, а подія + посилання на порядок денний, оформлений як завдання з підзадачами в таск-менеджері.

Такий формат дасть змогу не тільки коригувати зміст наради ще до її початку (якщо у вас іще невелика команда і проєкт на ранній стадії, ви взагалі можете дозволити будь-якому члену команди напряму додавати пункти до порядку денного), а й дасть змогу учасникам зустрічі побачити одне одного заздалегідь, проговоривши і спробувавши знайти можливі рішення ще до наради.

І так, уже на етапі формування порядку денного і цілей можна виключити із зустрічі зайвих учасників, заощадивши свій і їхній час.

Модеруйте нараду

Більше голів — більше ідей — більше розброду і хитання на нараді. Модеруйте хід обговорення і перевіряйте, щоб тема розмови не відходила від порядку денного, призначивши на зустріч модератора (зазвичай це сам продакт, або асистенти чи секретарі).

Ще один важливий момент — жодних телефонів або ноутбуків на нараді (крім модератора). Жахливо бісяча хрень, коли хтось розповідає важливі речі, а кілька людей втикає в екрани, вносячи дисбаланс у загальний потік наради.

Кидайте «якорі»

В обов'язковому порядку фіналізуйте і документуйте кожне обговорюване рішення за кожним пунктом наради.

Це дасть змогу уникнути плутанини в майбутньому, коли виникне запитання: «хто/коли/чому це придумав/рішив/заапрувив», ви завжди знатимете, як і чому це рішення було ухвалено.

Контролюйте час

З власного досвіду скажу, що радитися більше години — непродуктивно, тому що вже на 40 хвилині обговорень у всіх учасників починає варитися мозок. Через півтори години всі починають думати про те, коли ж це все закінчиться. Через дві години кімната для наради починає перетворюватися на палату для психічних хворих після прийому заспокійливих — безглузді блукаючі погляди в пошуках здорового глузду.

Якщо нарада затягується, а рішень так і немає — не висиджуйте, а призначте нову нараду цього ж тижня, вилучивши з неї питання, щодо яких уже знайдено рішення.

Частота нарад

Я б порадив не більше 1-2 разів на місяць. Мені здається, що місяць — ідеальний період для постановки, реалізації та трекінгу будь-яких результатів стартапу серії А з уже сформованою командою.

Ще одне правило, до якого я дійшов за 8 років менеджерства — що більша команда, то рідше мають відбуватися зустрічі. Або з її зростанням ви хочете масштабувати і кількість нарад?

Менше офіціозу

Зустрічі продуктової команди можуть виглядати серйозними (іноді навіть занадто), що впливає на загальну атмосферу нарад і ставлення до них. 

Знайдіть способи додати трохи безтурботності на зустрічі:

• Поділіться чимось кумедним, що нещодавно сталося в продукті.
• Міняйте локації для нарад (звісно, якщо це дозволяє офіс).
• Шліфаніть проведену нараду ланчем або ще чимось міцнішим (але не зловживайте).

Як бачите, нічого складного. Варто додати краплю здорового глузду і трохи організації, і ваші наради перетворяться з кімнати тортур на вельми захопливі та корисні зустрічі.

Джерело — https://telegra.ph/Pyat-sovetov-dlya-komandnyh-vstrech-i-produktovyh-soveshchanij-05-07